科研院所主數據治理 | 供應商or客戶？我是往來單位
2021-07-07 19:46:00
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· 從業務層面看，數據資源標準化管理對于推行業財一體化應用，打通業務流程斷點，無縫支撐業務運營具有重要意義。
· 從管理層面看，數據資源標準化管理有利于規范管理基礎，管理和追溯債權、債務人，有利于內控管理和監督履約。
· 從信息層面看，數據資源標準化管理有利于統一數據模型和管控標準；有利于建立企業級數據中心和高度集成映射關系。
一、業務現狀及問題剖析
某研究所專業從事機電成套設備研制。日常工作過程中涉及與眾多供應商、客戶的貿易往來，在供應商、客戶信息管理方面存在如下問題：
問題1：管理職責分散
不同歸口部門的主管業務不同，造成外部單位信息分屬多部門承擔。
現有裝備生產類供應商由質量處管理，設備采購類供應商由采購處管理，設備設施類供應商由規劃發展處管理，辦公用品類、雜品類等供應商由綜合管理處管理。特殊品客戶由特殊品處管理，普通品客戶由普通品處管理。
銀行信息不由業務部門管理（特別的是，裝備生產類供應商的銀行信息由質量處管理，特殊品客戶的銀行信息由特殊品處管理），財務處補錄、管理所有供應商、客戶的銀行信息。
問題2：管理方式不統一
不同歸口部門的管理方式不同：平臺系統VS線下表格。
現有裝備生產類供應商在質量管理系統中管理，設備采購類、設備設施類供應在綜合管理平臺中管理，辦公用品類、雜品類等供應商在線下EXCEL中管理；特殊品客戶在綜合管理平臺中管理，普通品客戶在線下Excel管理。
問題3：信息共享方式低效
業務和管理脫節，各部門管理的供應商或客戶信息不直接對其他部門共享，供其部門內部使用。
如：財務處需依賴紙質合同對所有供應商/客戶信息的做人工提取，電話確認，然后在財務系統手工錄入；其他有使用需求的部門依賴紙質合同復印件進行人工提取，工作效率低下。
問題4：標準不嚴影響財務業務
規則不一、多頭維護，重復情況嚴重。
以單位名稱作為標識來鑒別供應商/客戶是否重復，同一家單位既是供應商又是客戶，在不同部門的供應商和客戶信息中，可能名稱并不相同（例如：科技股份公司、科技公司、科技股份有限公司），多頭管理的結果一個單位也會出現兩個以上的編碼。導致同一供應商/客戶欠賬未收回，又付款給該單位的問題時有發生，呆賬壞賬風險難以及時發現。
二、主數據治理解決方案
因該研究所供應商、客戶信息有交叉、重復；兩類信息在數據層面存在大量通用的基礎屬性（如名稱、編碼、統一社會信息代碼等屬性），具備天然的合并條件；且管理和使用兩類信息的業務系統也存在交叉，數據的集成接口可共用；所以將供應商和客戶信息統一合并“往來單位”，并進行類別劃分。往來單位主數據解決方案如下：
圖1：“往來單位”主數據示例
圖2：“往來單位”主數據建設示意圖
1、數據標準
主數據管理平臺作為往來單位主數據的源頭系統，質量處、采購處、規劃發展處、綜合管理處、特殊品處、普通品處等部門均作為往來單位主數據的維護部門，原有業務職責不受影響。
將往來單位主數據屬性分為“基礎信息”和“銀行信息”兩組，并定義每個屬性的質量規范。基礎信息包括往來單位編碼、單位名稱、統一社會信息代碼、法定代表人等；銀行信息包括開戶名稱、開戶銀行、銀行賬戶等。
以統一社會信用代碼作為往來單位主數據的唯一標識字段，且要求必填，防止數據的重復錄入，保障往來單位主數據唯一。
2、數據清洗
組織相關部門對各板塊涉及的7200余條往來單位主數據進行全面清洗，對該研究所全量往來單位主數據進行比對、匯總、批注和整改，梳理出有效往來單位數據6100余條。
3、維護流程
基于主數據管理平臺，控制各部門的數據管理權限，分為“編輯”和“查看”。相關業務部門對自己需要維護的往來單位基礎信息具有編輯權限，對其它部門維護的往來單位基礎信息只有查看權；
提供完善的數據修訂機制。質量處、采購處、規劃發展處、綜合管理處、特殊品處、普通品處等各部門可基于往來單位基礎信息，維護銀行信息；若后續維護/使用部門發現銀行信息錯誤，可通過線下溝通、線上修訂流程審核相結合的方式，進行銀行信息修訂。
4、集成應用
以主數據管理系統作為往來單位信息（含：基礎信息和銀行信息）的基礎管理平臺，以ESB作為數據流通的關鍵路徑，以質量管理系統、綜合管理平臺、財務系統、倉儲管理系統等業務系統作為業務流轉的主體平臺，打通“科研-采購-財務”的數據集成鏈路，實現各系統間的數據交換，實現一處錄入多處使用，數據更新后進行主動推送，實現數據共享交換。
三、項目實施成果
01、提升數據質量
清洗剔除垃圾數據1100余條，凈化了各業務部門及各業務系統數據，助力各部門明晰了現有往來單位情況，提升了往來單位主數據質量。
02、提升工作時效
統一各部門往來單位數據的獲取口徑，財務處獲取往來單位數據耗時從2天降為秒級，提升了數據流通效率，降低財務處工作量及工作難度。
03、規范財務往來
為以往來單位為主體的各類統計分析提供了便利，有效避免了同一往來單位欠賬未收回，又付款給該單位的問題發生。
04、規避呆賬壞賬
通過往來單位主數據治理，助力財務處及時核對各合作單位業務賬單，梳理各個項目賬款明細，理出可能逾期產生的呆賬500余萬，收回賬款350余萬，有效避免了呆賬轉壞賬的發生。
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